Hội nghị chung cư

Hội nghị nhà chung cư là cuộc họp của chủ sở hữu và người sử dụng tòa nhà chung cư. Chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư có thể cử đại diện hoặc uỷ quyền cho người khác tham dự cuộc họp. Vậy việc tổ chức cuộc họp hội nghị nhà chung cư như thế nào?

1. Hội nghị chung cư là gì?

Hội nghị nhà chung cư là cuộc họp của chủ sở hữu và người sử dụng tòa nhà chung cư. Chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư có thể cử đại diện hoặc uỷ quyền cho người khác tham dự cuộc họp. Đối với nhà khu tập thể chung cư có một chủ sở hữu thì hội nghị nhà khu tập thể chung cư là hội nghị của đại diện chủ sở hữu và người sử dụng tòa nhà chung cư. Đối với nhà tòa nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì hội nghị nhà chung cư là hội nghị của đại diện các chủ sở hữu căn hộ hoặc người đang sử dụng nếu chủ sở hữu không tham dự (bao gồm cả trường hợp đã nhận bàn giao căn hộ hoặc diện tích khác trong nhà tòa nhà chung cư nhưng chưa thanh toán hết tiền cho đơn vị chủ đầu tư, trừ trường hợp thuộc diện chấm dứt hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ).
Hội nghị nhà khu tập thể chung cư có thể tổ chức cho một nhà tòa nhà chung cư hay một cụm nhà chung cư.

2. Quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư như thế nào?

2.1 Hội nghị nhà chung cư lần đầu

Hội nghị chung cư lần đầu là cuộc họp để đảm bảo những quy định về cách ứng xử chung của tòa nhà chung cư.

2.1.1 Điều kiện tổ chức

Khi tổ chức hội nghị chung cư lần đầu cần, bạn cần đáp ứng những điều kiện sau đây:

• Thời hạn tổ chức hội nghị là trong vòng 12 tháng kể từ chung cư được bàn giao và được sử dụng tối thiểu 50% căn hộ được xây. Nếu quá thời hạn 12 tháng mà chưa đủ số lượng căn hộ được sử dụng thì sau khi đủ số lượng căn hộ được bàn giao thì hội nghị chung cư sẽ diễn ra.
• Số lượng căn hộ tham gia hội nghị chung cư là tối thiểu 50% số căn hộ và tối thiểu 50% đại diện của chủ sở hữu của mỗi căn nhà đã bàn giao được sử dụng đồng ý nhập toà nhà và cụm chung cư. Trường hợp không đủ người tham dự thì trong thời hạn 7 ngày kể từ ngày tổ chức hội nghị, chủ đầu tư hay đại diện chủ sở hữu chung viết đơn đề nghị Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn tại nơi ở để tổ chức hội nghị chung cư lần đầu.

2.1.2 Nội dung hội nghị

Cuộc họp chung cư lần đầu sẽ bao gồm những vấn đề như sau:

• Đề ra những quy định họp hội nghị nhà chung cư (bao gồm họp lần đầu, họp thường niên và họp bất thường);
• Đưa ra quy chế bầu Ban quản trị nhà chung cư, tên gọi của Ban quản trị, số lượng, danh sách các thành viên Ban quản trị; xây dựng kế hoạch nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ quản lý vận hành chung cư cho các thành viên Ban quản trị;
• Chỉnh sửa, bổ sung một số điều trong nội quy quản lý, sử dụng căn hộ chung cư (nếu có);
• Các nội dung quy định đối với giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư thì  cuộc họp quyết định trên cơ sở quy định của toà nhà và thỏa thuận với đơn vị quản lý vận hành;
• Các khoản chi phí phải đóng góp trong quá trình sử dụng khu chung cư;
• Các nội dung khác có liên quan đến nhà chung cư

Kể từ ngày nhận đơn của đại diện chủ sở hữu căn hộ hoặc chủ đầu tư trong thời hạn 30 ngày làm việc, Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn có trách nhiệm tổ chức hội nghị chung cư lần đầu. Kết quả của cuộc họp nhà chung cư lần đầu được  tổ chức bởi Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn hay chủ đầu tư tổ chức đều có giá trị áp dụng đối với các chủ sở hữu, người đang sử dụng nhà chung cư như nhau.

2.2 Hội nghị nhà chung cư thường niên

Trong điều 14 trong Thông tư 02/2016/TT-BXD, việc tổ chức hội nghị chung cư thường niên đã được quy định như sau:

2.2.1 Điều kiện tổ chức

Tổ chức cuộc họp chung cư thường niên sẽ có những điều kiện như sau:

• Hội nghị chung cư thường niên được tổ chức mỗi năm một lần khi có sự tham gia tối thiểu 30% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự hoặc có số lượng ít hơn do ban quản trị thống nhất.
• Hội nghị toà chung cư và cụm chung cư sẽ có điều kiện số lượng tham gia là tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ.

2.2.2 Nội dung hội nghị

Hội nghị chung cư thường niên cần chuẩn bị nội dung để cuộc họp diễn ra thành công. Sau đây là một số nội dung trong cuộc họp nhà chung cư thường niên:

• Ban quản trị báo cáo kết quả hoạt động và các khoản thu, chi trong một năm của Ban quản trị nhà chung cư
• Kiểm tra, phê duyệt quyết toán kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư trong năm và đề xuất kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung nhà chung cư của năm sau
• Báo cáo tình hình hoạt động của ban quản lý tòa nhà chung cư
• Quyết định các nội dung khác có liên quan đến khu chung cư
• Đối với hội nghị thường niên của tòa nhà chung cư có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự thì kết hợp quyết định một trong các vấn đề sau đây 
• Lựa chọn thay thế Ban quản trị do miễn nhiệm, cách chức, mất tích; nếu đại diện Phó Ban quản trị là đại diện chủ đầu tư thì chủ đầu tư không cần tổ chức họp nhà chung cư, có thể ủy thác cho người khác thay.
• Bầu ban quản trị tòa nhà chung cư mới mới; 
• Tiến hành bầu thay thế ban quản trị trong trường hợp bầu thành viên Ban quản trị. Thành viên Ban quản trị không phải là Trưởng ban, Phó ban do bị miễn nhiệm, cách chức, chết, mất tích đã lấy ý kiến từ trước những không đủ người đồng ý.

2.3 Hội nghị chung cư bất thường

Nội dung và điều kiện tổ chức hội nghị chung cư thường niên đã được quy định cụ thể tại điều 14 trong Thông tư 02/2016/TT-BXSD như sau:

2.3.1 Điều kiện tổ chức

• Số lượng tham gia phải có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự;
• Trường hợp họp chung cư theo đề nghị của các chủ sở hữu căn hộ theo quy định cần phải có tối thiểu 75% số chủ căn hộ đã có văn bản đề nghị tổ chức hội nghị chung cư bất thường tham dự.

2.3.2 Nội dung hội nghị

• Lựa chọn thay thế Ban quản trị do miễn nhiệm, cách chức, mất tích. Nếu đại diện Phó Ban quản trị là đại diện chủ đầu tư thì chủ đầu tư không cần tổ chức họp nhà chung cư, có thể ủy thác cho người khác thay.
• Bầu ban quản trị tòa nhà chung cư mới mới; 
• Bầu thay thế ban quản trị trong trường hợp bầu thành viên Ban quản trị không phải là Trưởng ban, Phó ban do bị miễn nhiệm, cách chức, chết, mất tích đã lấy ý kiến từ trước những không đủ người đồng ý.
• Thay thế đơn vị quản lý vận hành hoặc đề nghị điều chỉnh giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư do ban quả trị yêu cầu;
• Các trường hợp khác có liên quan khi có trên 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao đưa đơn đề nghị.