Tổ chức sự kiện là một trong những lĩnh vực đang thu hút sự quan tâm của đông đảo các bạn trẻ bởi nhu cầu và tiềm năng phát triển cao trong tương lai. Vậy tổ chức sự kiện là gì? Có vai trò ra sao? Quy trình tổ chức sự kiện diễn ra thế nào? Hãy cùng VietWin Group tìm hiểu các thông tin về tổ chức sự kiện trong bài viết sau đây.
Tổ Chức Sự Kiện Là Gì? Vai Trò, Mục Đích, Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện
Sự kiện là gì?
Theo từ điển tiếng Việt, sự kiện được hiểu là sự việc quan trọng xảy ra trong đời sống xã hội và thu hút sự quan tâm của truyền thông, chẳng hạn như SEAGAMES, cuộc thi hoa hậu hoàn vũ Việt Nam, liên hoan tiếng hát truyền hình,…
Một số người cũng cho rằng sự kiện không chỉ bao gồm các hoạt động quy mô lớn mà còn bao gồm những hoạt động có ý nghĩa cá nhân và cộng đồng nhỏ trong xã hội như cưới hỏi, sinh nhật,…
Ngoài ra, còn có quan điểm cho rằng sự kiện chủ yếu là những hoạt động liên quan đến tiếp thị và thương mại của doanh nghiệp như tổ chức hội thảo, hội nghị, khai trương, giới thiệu sản phẩm, triển lãm, hội chợ….
Tóm lại, sự kiện là một hoạt động có chủ đích diễn ra vào thời điểm và địa điểm nhất định, tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp cụ thể, thu hút sự chú ý của các đối tượng tham gia.
Trong lĩnh vực marketing, sự kiện được định nghĩa là những hoạt động liên quan đến giáo dục, quảng bá sản phẩm hay định vị ưu thế của sản phẩm và thương hiệu trên thị trường.
Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện là gì? Tổ chức sự kiện (quản lý sự kiện) là quá trình lập kế hoạch, chuẩn bị, thực hiện và đảm bảo sự thành công của sự kiện. Quá trình này bao gồm các bước như: lên ý tưởng, kịch bản, thiết kế, thực hiện sản xuất và vận hành sự kiện.
>>> Xem thêm: Ngành tổ chức sự kiện: Học gì, trường nào, điểm chuẩn
Các hoạt động tổ chức sự kiện phục vụ nhiều mục đích khác nhau, bao gồm cá nhân, doanh nghiệp, xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, chính trị, thể thao,… thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, roadshow, hòa nhạc, hội chợ, triển lãm, hoạt động xã hội,… với mục tiêu truyền tải thông điệp mà người tổ chức sự kiện mong muốn người tham gia hiểu được.
Một khái niệm quan trọng trong tổ chức sự kiện là tổ chức sản xuất sự kiện. Đây là quá trình tính toán, chuẩn bị, triển khai, phối hợp và kiểm soát để hoàn thành một dự án sự kiện cụ thể.
Quy trình tổ chức sản xuất sự kiện bao gồm: tiếp nhận và khởi tạo, lập kế hoạch khung, đánh giá và chuẩn bị nguồn lực, chuẩn bị sản xuất, sản xuất và nghiệm thu thanh lý, tổng kết.
Vai trò của tổ chức sự kiện: Tổ chức sự kiện đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như buôn bán, kinh doanh, từ thiện và xã hội. Đây là hoạt động truyền thông không thể thiếu trong chiến lược tiếp thị của các doanh nghiệp cũng như trong các hoạt động tinh thần cá nhân, tổ chức, văn hóa, tín ngưỡng và tôn giáo.
Mục đích của tổ chức sự kiện
Mục đích của việc tổ chức sự kiện bao gồm các lợi ích kinh tế, giải trí và cảm xúc cho cá nhân hoặc cộng đồng như:
- Quảng bá và giới thiệu sản phẩm.
- Tuyên truyền và vận động cho các hoạt động cộng đồng, xã hội, văn hóa.
- Thúc đẩy hiệu quả bán hàng và gia tăng doanh số.
- Kỷ niệm sự kiện quan trọng của doanh nghiệp.
- Chứng thực và nâng cao uy tín của doanh nghiệp.
- Xây dựng mối quan hệ với khách hàng, đối tác và mở rộng thị trường.
- Cung cấp sự giải trí.
- Tuyển dụng nhân sự.
- Thu thập dữ liệu.
- Đào tạo kỹ năng và phát triển năng lực của nhân viên.
- Tăng cường sự gắn kết trong doanh nghiệp.
- Nâng cao nhận thức của cộng đồng.
Ngoài ra, tổ chức sự kiện còn có các mục đích khác như: tôn giáo, chính trị, thể thao, thương mại và từ thiện.
Quy trình tổ chức sự kiện
Quy trình tổ chức sự kiện thường được chia làm 3 giai đoạn, cụ thể như sau:

Giai đoạn chuẩn bị
Xác định mục đích và yêu cầu:
- Thu thập thông tin từ doanh nghiệp, bao gồm bốn nhóm chính:
- Thông tin tổng quan sự kiện: Mục đích chính, số lượng và đặc điểm người tham dự, thời gian, địa điểm, thông điệp cần truyền tải.
- Thông tin về sản phẩm: Tên, công dụng, giá thành, điểm nổi bật của sản phẩm, hình ảnh sản phẩm và các điểm nổi bật của doanh nghiệp.
- Thông tin chi tiết về sự kiện: Concept, chủ đề, tính chất (sang trọng, đẳng cấp, nghệ thuật, sôi động, sâu lắng hay thiên nhiên), bố cục chương trình, yêu cầu biểu đạt, loại hình tiệc, các hoạt động bán hàng và chốt sale (nếu có), cảm xúc của khách hàng, quà tặng, hình thức check-in, mini game (nếu có).
- Các yêu cầu khác: Quà tặng, thiệp mời, báo chí, truyền thông.
Lập kế hoạch:
- Chọn thời gian tổ chức sự kiện.
- Dự trù ngân sách.
- Lên ý tưởng, nội dung, hồ sơ, proposal.
- Kế hoạch tổ chức và triển khai tổng thể.Lập tiến độ dự án.
- Kế hoạch triển khai hiện trường và những hoạt động cụ thể.
- Phát triển ý tưởng sáng tạo, bao gồm concept note, kịch bản và các sản phẩm nghệ thuật.
- Chuẩn bị danh sách khách mời và nhân sự (bao gồm nhân sự thực hiện chương trình, hậu cần, biểu diễn và thuyết trình).
- Đánh giá và xác định các yếu tố rủi ro (khách mời, tài chính, kỹ thuật, an ninh, cháy nổ, thời tiết, an toàn thực phẩm, thời gian, địa điểm, hành vi khán giả, trẻ em) và đưa ra giải pháp.
- Lập timeline và checklist tiến độ dự án.
- Soạn thảo kịch bản chi tiết cho MC, lời dẫn, lời phát biểu, kịch bản talkshow và phỏng vấn (nếu có).
- Chuẩn bị kịch bản thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình led.
- Lập hồ sơ xin tài trợ (nếu có).
- Phân công công việc cho ekip chuẩn bị và thực hiện chương trình.

Chuẩn bị:
- Thuê địa điểm tổ chức.
- Thiết kế và in ấn các ấn phẩm, banner, quà tặng.
- Gửi thiệp mời.
- Chuẩn bị danh sách đại biểu, người phát biểu, khách mời.
- Chuẩn bị thiết bị: sân khấu, ánh sáng, âm thanh, decor, trang trí, standee, hiệu ứng sân khấu, khói lạnh, pháo, bục phát biểu, hoa cài áo, hoa, barrier, trang phục biểu diễn (có thể thuê thêm nhà cung cấp bên thứ 3 nếu thiếu).
- Book nhân sự: nghệ sĩ, diễn giả, MC, PG, lễ tân, bảo vệ (có thể nội bộ hoặc thuê bên ngoài).
- Chuẩn bị âm nhạc: nhạc chờ, nhạc đón khách, nhạc đại biểu, nhạc biểu diễn, visual.
- Chuẩn bị video trình chiếu và nội dung.
- Thuê quay phim, chụp hình.
- Trang bị thiết bị y tế, vật dụng chữa cháy, xe chữa cháy.
- Chuẩn bị cho buổi tổng duyệt, bao gồm khớp nhạc, kịch bản MC, tiết mục biểu diễn, video trình chiếu, hiệu ứng âm thanh và vị trí đặt bục phát biểu.
Giai đoạn thực hiện
Setup:
- Lắp đặt khu vực check-in, sân khấu và barrier dẫn đường.
- Lắp đặt các thiết bị sân khấu, ánh sáng, âm thanh, hiệu ứng sân khấu và các thiết bị sự kiện khác.
Đón khách
- Sẵn sàng âm nhạc hoặc ban nhạc để biểu diễn đón khách.
- Đảm bảo an ninh làm việc hiệu quả để bảo vệ sự kiện.
- Lễ tân và ban tiếp đón: Hướng dẫn khách mời, chụp hình check-in và sắp xếp chỗ ngồi.

Giai đoạn diễn ra sự kiện:
- MC thông báo, mời khách vào khán phòng và ổn định vị trí.
- Hiệu chỉnh và xử lý các thiết bị sự kiện như ánh sáng, âm thanh, led, khói và các hiệu ứng sân khấu để đảm bảo chương trình diễn ra đúng kịch bản.
- Giám sát và điều phối các nhân sự, hoạt động trên sân khấu như biểu diễn nghệ thuật, phát biểu, thuyết trình.
Giai đoạn sau sự kiện
- Thu dọn thiết bị và vật liệu, sau đó bàn giao lại mặt bằng.
- Đánh giá kết quả: KPI, ROI, doanh số và chi phí phát sinh.
- Thu thập phản hồi từ khách hàng.
- Phân phát quà theo danh sách chương trình.
- Gửi lời cảm ơn đến khách hàng và nhà tài trợ.
Như vậy, bài viết trên đây của VietWin Group đã giúp bạn giải đáp thắc mắc tổ chức sự kiện là gì cũng như chia sẻ các giai đoạn trong quy trình của dịch vụ này. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã có cái nhìn tổng quan và rõ hơn về việc tổ chức sự kiện.
————————————
VIETWIN GROUP – MAKE THE WINNER
Số GP: 79-0348/2023/SDL-GP LHNĐ
☎️Hotline: 0705.1365.79
🪧VP: Khu City Land – 672A49 Phan Văn Trị, P10, Gò Vấp, HCM
✉️Mail: info@vietwin.vn
Chuyên cung cấp các dịch vụ tổ chức Teambuilding, tổ chức sự kiện, hội nghị, gala, nhân sự, thiết bị, dụng cụ tổ chức sự kiện.