Các bước thiết kế chương trình du lịch MICE cơ bản

Du lịch MICE đang dần trở thành một xu hướng phổ biến trong các công ty và doanh nghiệp. Tuy nhiên, để thành công trong việc tổ chức chương trình du lịch MICE, bạn cần chuẩn bị đầy đủ từ bước lên kế hoạch, lựa chọn địa điểm đến quản lý hậu cần. Trong bài viết này, VietWin Group sẽ chia sẻ các bước thiết kế chương trình du lịch MICE cơ bản để bạn tham khảo và áp dụng.

Du lịch MICE là gì?

Du lịch MICE là gì? Du lịch MICE là viết tắt của các từ Meeting (hội họp), Incentive (khen thưởng), Convention (hội nghị, hội thảo) và Exhibition (triển lãm). Đây là một loại hình du lịch đặc biệt, kết hợp nhiều hoạt động khác nhau như hội thảo, hội họp, triển lãm và các sự kiện, đồng thời bao gồm cả du lịch khen thưởng.

Đặc điểm của chương trình du lịch MICE

Chương trình du lịch MICE có những đặc điểm nổi bật khác biệt so với du lịch cá nhân hoặc nhóm, với số lượng du khách thường rất lớn, đôi khi lên đến vài trăm người và chi phí thường ở mức cao hơn so với các tour du lịch thông thường.

Tour du lịch MICE được thiết kế nhằm tạo cơ hội cho các công ty, doanh nghiệp gặp gỡ, giao lưu, tìm kiếm khách hàng cũng như đối tác mục tiêu, từ đó phát triển thị trường và mở rộng hoạt động kinh doanh.

• Thời gian tổ chức: Tour MICE có thể diễn ra vào mọi thời điểm trong năm, tùy theo yêu cầu từ phía đơn vị tổ chức.
• Địa điểm tổ chức: Chương trình du lịch MICE thường được tổ chức tại những địa điểm đặc biệt, thường là các khách sạn, resort có chất lượng từ 3 – 5 sao hoặc các trung tâm hội nghị lớn. Các yêu cầu về dịch vụ ăn uống chất lượng, lưu trú sang trọng và thái độ phục vụ chuyên nghiệp luôn được đặt lên hàng đầu.
• Đối tượng tham dự: Thường là quan chức hoặc những người có địa vị và tầm ảnh hưởng cao trong ngành nghề, lĩnh vực cụ thể. Đây là những người có thu nhập cao và khả năng chi trả tốt.
• Dịch vụ sử dụng: Được coi là loại hình du lịch cao cấp, MICE yêu cầu chất lượng dịch vụ hoàn hảo. Ngoài các sự kiện hội nghị và hội thảo, các tour du lịch MICE còn bao gồm nhiều hoạt động khác như giải trí, vui chơi và nghỉ dưỡng, đáp ứng tối đa nhu cầu đa dạng của khách tham dự.

Du lịch MICE không phải là một sản phẩm mới mà đã phát triển qua nhiều giai đoạn khác nhau. Hiện nay, MICE đại diện cho sự kết hợp linh hoạt giữa các sản phẩm du lịch và tổ chức sự kiện chuyên biệt. Nhiều quốc gia đang tập trung phát triển chương trình du lịch MICE vì giá trị kinh tế mà nó mang lại vượt trội hơn nhiều so với du lịch cá nhân hay nhóm nhỏ.

>>> Xem thêm: Top 5+ game team building cực vui và hấp dẫn

Các bước thiết kế chương trình du lịch MICE

Dưới đây là các bước thiết kế chương trình du lịch MICE cơ bản mà bạn có thể tham khảo:

Xác định yêu cầu thiết kế

Trong quá trình tổ chức sự kiện, bước đầu tiên luôn là xác định mục đích và mục tiêu cụ thể mà sự kiện MICE cần đạt được. Dù là hội nghị khách hàng, hội thảo hay tiệc cuối năm thì việc lựa chọn địa điểm đều phải đảm bảo phù hợp với từng loại sự kiện.

Bên cạnh đó, một yếu tố quan trọng khác cần lưu ý trong quá trình thiết kế chương trình du lịch MICE là dự trù ngân sách. Việc nắm rõ chi phí mà doanh nghiệp có thể dành cho sự kiện giúp xác định các yếu tố quan trọng như địa điểm tổ chức, loại hình nghỉ dưỡng (4 sao hoặc 5 sao), loại phương tiện di chuyển (ô tô, máy bay,…) và các hoạt động cụ thể sẽ diễn ra trong chương trình.

Lên danh sách địa điểm tổ chức

Dựa trên ngân sách và mục tiêu đã được xác định, người tổ chức sự kiện sẽ lập danh sách các địa điểm đáp ứng các tiêu chí đề ra. Thông thường, các địa điểm tổ chức sự kiện MICE được chọn sẽ là những điểm du lịch nổi tiếng, có quy mô lớn và hệ thống cơ sở hạ tầng hoàn chỉnh.

Chọn địa điểm cụ thể

Dựa vào danh sách địa điểm đã lập và chọn địa điểm phù hợp nhất để tiến hành khảo sát thực tế. Việc nghiên cứu, khảo sát kỹ lưỡng và xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với các bên liên quan sẽ giúp sự kiện MICE diễn ra thành công.

Lập kế hoạch tổ chức chi tiết

Dựa trên thông tin nghiên cứu và dữ liệu khảo sát, người tổ chức sẽ bắt đầu xây dựng một kế hoạch sơ bộ. Thiết kế chương trình du lịch MICE thường gồm các hoạt động như hội thảo chuyên môn, họp nội bộ, gala dinner, team building, tour tham quan,…. Các hoạt động này cần được sắp xếp một cách hợp lý để đảm bảo sự hứng thú và thoải mái cho người tham dự.
Quản trị rủi ro khi thiết kế chương trình du lịch MICE

Để đảm bảo thành công trong việc thiết kế chương trình du lịch MICE, đội ngũ tổ chức phải quản lý khối lượng công việc lớn trong thời gian ngắn, từ giai đoạn chuẩn bị đến vận hành, đồng thời điều phối sự kiện một cách đồng bộ theo lịch trình. Đội ngũ này cần có sự linh hoạt và kinh nghiệm để ứng phó với các tình huống phát sinh ngoài kế hoạch.

Ngoài ra, dù đã chuẩn bị cẩn thận thì rủi ro vẫn có thể xảy ra bất kỳ lúc nào trong quá trình tổ chức sự kiện. Vì vậy, quản lý rủi ro là một phần vô cùng quan trọng. Đội ngũ tổ chức cần chuẩn bị trước các phương án ứng phó cho những tình huống không mong muốn có thể xảy ra để giảm thiểu tác động và đảm bảo sự thành công của chương trình.

Bài viết trên đây của VietWin Group đã chia sẻ đến bạn các bước thiết kế chương trình du lịch MICE cơ bản. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình tổ chức chương trình du lịch MICE.