Hoạt động tổ chức sự kiện gồm những công việc gì?

Tổ chức sự kiện là một lĩnh vực đa dạng và phức tạp, đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh, kết nối, truyền tải thông điệp của các cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp. Vậy hoạt động tổ chức sự kiện gồm những công việc gì? Bài viết sau đây của VietWin Group sẽ giúp bạn giải đáp chi tiết thắc mắc trên.

Xác định mục đích, mục tiêu của sự kiện

Điều đầu tiên cần làm của hoạt động tổ chức sự kiện là xác định mục đích và mục tiêu. Vì nếu không có mục tiêu rõ ràng, việc triển khai sự kiện sẽ rất dễ bị chệch hướng.

Việc xác định rõ ràng mục đích và mục tiêu cũng sẽ giúp bạn dễ dàng xây dựng nội dung, kịch bản phù hợp cho chương trình và kiểm soát, lập kế hoạch hiệu quả hơn. Mục tiêu càng chi tiết, cụ thể thì các bước tiếp theo sẽ càng thuận lợi và dễ dàng.

hoat dong to chuc su kien 1

Xác định đối tượng tham gia sự kiện

Sau khi đã xác định được mục tiêu của sự kiện thì bước tiếp theo bạn cần thực hiện là xác định đối tượng tham gia sự kiện. Điều này rất quan trọng, bởi vì hình thức tổ chức sự kiện cần phải điều chỉnh sao cho phù hợp với từng đối tượng tham gia.

Ví dụ, nếu sự kiện dành cho trẻ em thì bạn cần thiết kế chương trình sao cho sinh động, vui vẻ và hấp dẫn. Ngược lại, nếu đối tượng tham dự là các doanh nhân hoặc công ty thì sự kiện cần được triển khai theo phong cách trang trọng và đẳng cấp.

>>>> Tham khảo thêm: Du lịch team building và những điều bạn cần biết

Xác định thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện

Nếu ngày giờ và địa điểm tổ chức sự kiện đã được khách hàng chỉ định trước thì công việc sẽ trở nên dễ dàng hơn. Tuy nhiên, nếu bạn phải tự xem xét và lựa chọn thì hãy chú ý đến những điểm sau đây:

  • Xác định thời gian phù hợp để lập kế hoạch chi tiết.
  • Tìm hiểu về các ngày lễ theo luật định và tôn giáo để tránh xung đột
  • Kiểm tra lịch trình của những khách mời quan trọng.
  • Khảo sát kỹ lưỡng địa điểm tổ chức để đảm bảo phù hợp với sự kiện.

Thành lập đội ngũ nhân sự cho sự kiện

Mỗi sự kiện thường có hàng trăm người tham gia và rất nhiều công việc cần thực hiện. Do đó, bạn cần một nhóm nhân sự để hỗ trợ từng công việc cụ thể. Thông thường, sẽ có ba đội phụ trách các đầu việc chính như sau:

  • Team lên ý tưởng và kịch bản: Nhóm này sẽ chịu trách nhiệm lên chủ đề, kịch bản, concept và key moment cho toàn bộ sự kiện. Họ sẽ đảm nhận việc sản xuất các ấn phẩm, quà tặng, backdrop,… Đồng thời, nhóm này cũng sẽ lên kế hoạch và triển khai truyền thông cho sự kiện.
  • Team hậu cần: Nhóm này phụ trách các công việc hậu trường, làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ ăn uống, thuê thiết bị âm thanh, ánh sáng, quản lý nhân sự,…
  • Team quản lý và giám sát: Nhóm này chịu trách nhiệm điều phối toàn bộ công việc của các thành viên khác. Họ sẽ xây dựng chương trình, xin giấy phép tổ chức, quản lý rủi ro và giám sát mọi hoạt động để đảm bảo sự kiện diễn ra trơn tru.

Xây dựng kịch bản và lên kế hoạch cho sự kiện

Ở bước này, bạn cần xây dựng một kế hoạch chi tiết cho sự kiện. Trong bản kế hoạch này, hãy phân chia rõ ràng các hạng mục và đưa ra những hành động cụ thể cùng với deadline cho từng hạng mục để dễ dàng giám sát.

Song song với việc này, bạn cần lên kịch bản tổng quát cho sự kiện, bao gồm timeline chi tiết cho từng phần của chương trình. Ngoài ra, cần có kịch bản riêng cho MC và kịch bản kỹ thuật để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.

len ke hoach su kien
Lên kế hoạch sự kiện

Dự trù ngân sách dành cho sự kiện

Khi thực hiện hoạt động tổ chức sự kiện, bạn cần tiến hành dự trù ngân sách cụ thể cho sự kiện đó. Bản ngân sách này phải được xây dựng dựa trên các dự toán ban đầu cho tất cả các hạng mục đã xác định trong kế hoạch. Đừng quên thêm vào các khoản dự phòng để đảm bảo có thể xử lý những chi phí phát sinh ngoài dự kiến.

Lập kế hoạch truyền thông cho hoạt động tổ chức sự kiện

Để thu hút sự chú ý đông đảo đối với sự kiện, bạn không thể chỉ dựa vào việc tổ chức mà không có chiến lược truyền thông rộng rãi. Vì vậy, việc lập kế hoạch truyền thông là điều cần thiết để đảm bảo sự kiện thành công.

Ở bước này, bạn cần xác định đối tượng mục tiêu của mình, sau đó lên kế hoạch chi tiết về thời gian, các kênh truyền thông và các phương tiện cụ thể. Mỗi sự kiện có tính chất khác nhau nên sẽ yêu cầu sử dụng các kênh và phương tiện truyền thông khác nhau, vì vậy bạn cần căn cứ vào đặc điểm, tính chất cụ thể của sự kiện để lập kế hoạch truyền thông một cách hợp lý.

Xin cấp phép tổ chức sự kiện

Tùy thuộc vào loại hình sự kiện mà bạn có thể bắt buộc phải xin giấy phép tổ chức. Chẳng hạn, nếu sự kiện là một buổi biểu diễn có thu phí thì bạn sẽ cần xin cấp phép. Hãy chuẩn bị hồ sơ xin cấp phép và nộp ít nhất 10 ngày trước khi sự kiện diễn ra. Nếu không có giấy phép, sự kiện của bạn có thể bị hủy bất cứ lúc nào, vì vậy hãy đặc biệt chú ý đến vấn đề này.

Muốn hoạt động tổ chức sự kiện thuận lợi cần xin được giấy phép
Muốn hoạt động tổ chức sự kiện thuận lợi cần xin được giấy phép

Triển khai tổ chức sự kiện

Ở bước này, công tác vận hành sự kiện sẽ cực kỳ quan trọng. Đầu tiên, bạn cần thiết lập địa điểm tổ chức, việc này thường mất từ 1 – 2 ngày tùy vào tính chất và độ phức tạp của sự kiện. Hãy kiểm tra kỹ lưỡng các thiết bị và setup để đảm bảo không có sự cố nào xảy ra.

Tiếp theo, bạn cần tiến hành tổng duyệt chương trình và sau đó triển khai, điều phối, giám sát toàn bộ sự kiện. Hãy thật cẩn thận và tỉ mỉ ở mọi công đoạn để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Kiểm tra và đánh giá sau sự kiện

Sau khi sự kiện kết thúc, bạn cần tổ chức cuộc họp cùng toàn bộ đội ngũ để đánh giá lại từng hạng mục và xem xét những điểm nào đã thành công, những điểm nào cần cải thiện cho các sự kiện sau. Đây là bước vô cùng quan trọng, vì vậy đừng bỏ qua nó.

Như vậy, thắc mắc hoạt động tổ chức sự kiện gồm những công việc gì đã được VietWin Group giải đáp chi tiết trong bài viết trên đây. Hy vọng những thông tin trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình và các công đoạn cần thiết để tổ chức một sự kiện thành công.

————————————

VIETWIN GROUP – MAKE THE WINNER

Số GP: 79-0348/2023/SDL-GP LHNĐ

☎️Hotline: 0705.1365.79

🪧VP: Khu City Land – 672A49 Phan Văn Trị, P10, Gò Vấp, HCM

✉️Mail: info@vietwin.vn

Chuyên cung cấp các dịch vụ tổ chức Teambuilding, tổ chức sự kiện, hội nghị, gala, nhân sự, thiết bị, dụng cụ tổ chức sự kiện.

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *