Bí quyết tổ chức sự kiện doanh nghiệp thành công

Việc tổ chức thành công các sự kiện trong doanh nghiệp không chỉ giúp nâng cao hình ảnh thương hiệu mà còn tạo ra cơ hội kết nối và phát triển mối quan hệ với đối tác, khách hàng. Trong bài viết này, VietWin Group sẽ chia sẻ các bí quyết tổ chức sự kiện doanh nghiệp thành công để bạn có thể tham khảo và áp dụng.

Quy trình tổ chức sự kiện doanh nghiệp chuyên nghiệp

Dưới đây là các bước trong quy trình tổ chức sự kiện doanh nghiệp chuyên nghiệp:

Giai đoạn trước sự kiện

Bước 1: Xác định mục tiêu của sự kiện

Sự kiện được hiểu là hoạt động tập hợp đông đảo công chúng với nhiều hình thức khác nhau. Tổ chức sự kiện bao gồm các lĩnh vực đa dạng như sự kiện doanh nghiệp, họp báo, hội thảo hay các buổi gặp gỡ khách hàng.

Mỗi sự kiện đều mang một mục tiêu và chủ đề riêng. Bước đầu tiên trong quá trình tổ chức sự kiện là doanh nghiệp cần xác định rõ ràng những điểm cốt yếu, bao gồm:

• Loại sự kiện và quy mô (sự kiện giải trí, lễ tri ân, lễ khai trương,…)
• Đối tượng tham dự và số lượng khách mời
  Thông điệp doanh nghiệp muốn truyền tải tới công chúng
• Ngân sách dự kiến cho sự kiện
• Địa điểm tổ chức sự kiện
• Chủ đề chính của sự kiện

>>> Tham khảo thêm: Du Lịch MICE Là Gì? Đặc Điểm, Lợi Ích Của Du Lịch MICE

Bước 2: Lên ý tưởng tổ chức sự kiện

Trong giai đoạn này, người tổ chức cần suy nghĩ và tổng hợp nhanh các ý tưởng, sau đó phân tích và lựa chọn phương án khả thi nhất, chia thành các hạng mục chi tiết. Sự sáng tạo là yếu tố quyết định để tạo nên một chương trình nổi bật và khác biệt so với đối thủ.

Việc trùng lặp ý tưởng giữa các sự kiện là điều mà bạn cần tránh, vì nó có thể ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng và uy tín của sự kiện cũng như hình ảnh thương hiệu.

Bước 3: Phân công nhiệm vụ thực hiện

Cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp bao gồm việc chia công việc thành các mảng chuyên môn như: Thiết kế (đồ họa, sân khấu, trình chiếu, thiệp mời), kế toán (quản lý thu chi, hợp đồng), kỹ thuật (ánh sáng, âm thanh, hiệu ứng) và quản lý giám sát. Nhân sự cho từng phần việc cần được lựa chọn kỹ lưỡng và đảm bảo sự phù hợp.

Giai đoạn trong sự kiện

Bước 1: Triển khai theo kế hoạch

Mỗi bộ phận cần thực hiện chính xác theo quy trình đã được thiết lập từ trước. Các thành viên trong nhóm phải hoàn thành nhiệm vụ của mình để đảm bảo tiến độ chung và hỗ trợ lẫn nhau một cách linh hoạt.

Bước 2: Chuẩn bị và dàn dựng

Đây là một trong những bước quan trọng nhất, ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của sự kiện. Doanh nghiệp cần hoàn thành các công việc sau đây và thực hiện thử nghiệm ít nhất 1-2 lần. Nếu phát hiện bất kỳ sai sót nào, cần nhanh chóng điều chỉnh và chạy thử lại cho đến khi mọi thứ diễn ra suôn sẻ.

• Thiết kế banner, frame, standee, backdrop, trình chiếu cùng tài liệu và hình ảnh cho khách mời
• Chuẩn bị trang phục cho các thành viên
• Gửi thiệp mời và đăng thông báo sự kiện
• Thuê thiết bị cần thiết
• Thuê MC và PG
• Thuê đội múa nghệ thuật cho phần khai màn
• Hoàn thành các thủ tục cần thiết

Bước 3: Thực hiện sự kiện

Trưởng nhóm sẽ điều phối và giám sát hoạt động của các nhân viên dựa trên phân công đã được chỉ định trong quy trình. Mỗi giai đoạn cần được theo dõi và kiểm tra theo danh sách công việc, lịch trình đã đề ra.
Nếu xuất hiện sự cố bất ngờ, người có trách nhiệm cần nhanh chóng tập trung mọi người để tìm ra giải pháp kịp thời.

>>> Bạn nên xem: Tour camping

Giai đoạn sau sự kiện

Quy trình tổ chức sự kiện doanh nghiệp còn bao gồm nhiều công việc quan trọng sau khi kết thúc sự kiện.

Bước 1: Hoàn thành và dọn dẹp

Khi sự kiện đã kết thúc, các bộ phận liên quan cần tiến hành thu dọn các vật dụng, xử lý thiết bị đã thuê và làm sạch khu vực tổ chức sự kiện.

Bước 2: Tổng kết và đánh giá

Các bộ phận tổng kết lại công việc đã thực hiện trong suốt quá trình diễn ra sự kiện, từ khâu chuẩn bị đến khi kết thúc. Sau đó, đánh giá hiệu quả và rút ra những kinh nghiệm cần thiết để cải thiện quy trình tổ chức sự kiện cho những lần sau.

Bí quyết tổ chức sự kiện doanh nghiệp thành công

Dưới đây là các bí quyết giúp tổ chức sự kiện doanh nghiệp thành công mà bạn có thể tham khảo:

• Tìm kiếm và xác định địa điểm tổ chức sự kiện: Sau khi hoàn thiện ý tưởng và xác định phương thức tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần tìm kiếm một địa điểm phù hợp cho kế hoạch đã đề ra. Việc ký kết hợp đồng thuê địa điểm và hoàn tất các thủ tục giấy tờ liên quan cần được xử lý nhanh chóng, hiệu quả.
• Gửi thư mời kèm thông tin chi tiết: Thiệp mời là yếu tố đầu tiên gây ấn tượng với khách mời về sự kiện, do đó cần phải được chăm chút cả về nội dung lẫn hình thức. Thiệp mời phải cung cấp đầy đủ và rõ ràng các thông tin như địa điểm, thời gian, vị trí chỗ ngồi (nếu có), mục đích của sự kiện, đối tượng tham dự.
• Có kế hoạch cụ thể và luôn bám sát khi triển khai: Mọi nhiệm vụ và chi tiết cần phải được thực hiện theo sát kế hoạch đã được đề ra, nhằm giảm thiểu sai sót ở mức tối đa.
• Luôn có kế hoạch dự phòng trong mọi trường hợp: Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đòi hỏi phải có kế hoạch dự phòng cho các tình huống không mong muốn như thời tiết xấu, sự cố về nhân sự hay sự chậm trễ của các nhân vật quan trọng. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị tinh thần và có sẵn các kịch bản để xử lý khủng hoảng nếu tổ chức những sự kiện đặc thù.
• Quan tâm đến khách mời: Việc duy trì bầu không khí hài hòa và thể hiện sự quan tâm, giao tiếp giữa doanh nghiệp với khách hàng là vô cùng quan trọng. Doanh nghiệp cần theo sát khách mời trong suốt sự kiện để kịp thời hỗ trợ họ khi cần. Ngoài ra, hãy liên hệ với khách mời trước sự kiện để xác nhận sự tham dự của họ. Sau sự kiện, đừng quên gửi lời cảm ơn đến tất cả khách mời, dù họ có tham dự hay không.
• Chi tiêu trong ngân sách cho phép: Dự toán chi phí và quản lý chi tiêu hợp lý trong quá trình tổ chức là yếu tố then chốt để tổ chức sự kiện doanh nghiệp thành công. Việc lập kế hoạch chi tiêu chi tiết giúp doanh nghiệp kiểm soát được nguồn tài chính, đảm bảo không phát sinh chi phí ngoài dự kiến. Đồng thời, việc theo dõi và điều chỉnh chi phí kịp thời cũng giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ mà không bị gián đoạn vì lý do tài chính. Đồng thời, doanh nghiệp cần ưu tiên các khoản chi tiêu thiết yếu và tối ưu hóa nguồn lực để đạt được hiệu quả cao nhất.

Bài viết trên đây của VietWin Group đã chia sẻ đến bạn những bí quyết giúp tổ chức sự kiện doanh nghiệp thành công. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình lên kế hoạch và thực hiện các sự kiện của doanh nghiệp.