Tổ chức sự kiện ngoài trời: Kịch bản, địa điểm, quy trình chi tiết

Tổ chức sự kiện ngoài trời tuy có không gian rộng lớn mang đến cho bạn nhiều điều thú vị, nhưng để thành công, bạn nên thực hiện quy trình tổ chức sự kiện ngoài trời sau đây

Tóm Tắt Nội Dung

Tổ chức sự kiện ngoài trời là gì?

Tổ chức sự kiện ngoài trời có thể hiểu là những hoạt động mang tính truyền thông, tập thể, được tổ chức ngoài trời. Những hoạt động này bao gồm các chương trình vui chơi vận động, các sự kiện diễn thuyết, workshop,… điểm chung của chúng đều là kết nối nhiều người lại với nhau, cùng chia sẻ một giá trị nào đó.

Tổ chức sự kiện ngoài trời thường được yêu thích hơn so với các sự kiện trong nhà bởi nó mang lại sự thoải mái về không gian địa điểm tổ chức. Tuy nhiên tổ chức sự kiện ngoài trời cũng sẽ có nhiều rủi ro hơn so với tổ chức sự kiện trong nhà. Để tìm hiểu kỹ hơn hãy đọc tiếp thông tin trong bài viết bạn nhé!

Quy trình tổ chức sự kiện ngoài trời

Một sự kiện, dù là tổ chức ngoài trời hay tổ chức trong không gian nào cũng cần phải đảm bảo diễn ra theo đúng quy trình của nó. Quy trình tổ chức sự kiện ngoài trời diễn ra theo các bước cơ bản sau:

1. Xây Dựng Ý Tưởng Và Chủ Đề Sự Kiện

Trước khi tiến hành tổ chức sự kiện ngoài trời bạn cần phải lên xây dựng ý tưởng và chủ đề chung cho sự kiện đó. Ý tưởng và chủ đề là chìa khóa để bạn lên kế hoạch cho các bước tiếp theo khi tổ chức sự kiện.

Với mỗi sự kiện khác nhau như tổ chức sự kiện tiệc cuối năm sẽ có những yêu cầu sắp xếp, cách bài trí sân khấu, và không gian tổ chức khác nhau. Vì thế mỗi một sự kiện tổ chức cần phải có những ý tưởng riêng, phù hợp với yêu cầu của khách hàng đưa ra cũng như phù hợp với tiêu chí sự kiện mong muốn hướng tới.

Khi đã có được ý tưởng tổ chức sự kiện thì bước tiếp theo mà bạn cần phải làm đó chính là tiến hành xây dựng chủ đề cho chương trình. Nếu ý tưởng được xem là linh hồn của sự kiện thì chủ đề chính là diện mạo của sự kiện. Để có ý tưởng và chủ đề phù hợp, bạn cần phải dựa trên tiêu chí mà khách hàng đề ra, tệp khách mời tới tham dự tiệc và mục tiêu truyền thông của sự kiện.

2. Xác Định Thời Gian Và Địa Điểm Tổ Chức Sự Kiện

Sau khi đã xây dựng ý tưởng và chủ đề của sự kiện, bạn sẽ tiếp tục chọn thời gian và địa điểm để tổ chức sự kiện.

Thời gian tổ chức sự kiện nên chọn tương thích với mục đích tổ chức các sự kiện. Ví dụ, đối với những sự kiện khai trương, thì bạn nên tổ chức vào buổi sáng, thời điểm mà mọi người di chuyển nhiều trên đường, để sự kiện thu hút sự chú ý của mọi người. Nhưng nếu bạn tổ chức một sự kiện tiệc tất niên thì nên chọn thời gian tổ chức vào buổi tối hoặc những ngày cuối tuần để khách mời tham gia sự kiện sẽ có nhiều thời gian tham dự sự kiện được thoải mái.

Địa điểm tổ chức sự kiện cũng cần phải được cân nhắc sao cho phù hợp với các loại hình sự kiện. Tổ chức sự kiện ngoài trời, bạn có thể cân nhắc các địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời như công viên hoặc không gian tổ chức sự kiện ngoài trời ở các nhà hàng.

3. Xây Dựng Kịch Bản Tổ Chức Event Chi Tiết

Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình tổ chức sự kiện truyền thông. Xây dựng chi tiết kịch bản cho sự kiện là bước tạo event trên giấy tờ. Trong bước này, bạn sẽ hoạch định được những công việc quan trọng cần phải chuẩn bị như trang trí và dàn dựng, viết kịch bản cho chương trình, bố trí nhân lực cho từng khâu,… Đồng thời bạn cũng cần xây dựng bảng phân công công việc rõ ràng cho từng nhân viên cụ thể để kiểm soát tốt tiến độ công việc được cụ rõ ràng hơn.

Xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện gồm các bước:

– Lên Danh Sách Khách Mời

len danh sach khach moi dam cuoi e1545659561939

Lên danh sách khách mời là một công đoạn không thể nào bỏ qua được khi tổ chức sự kiện. Việc lên danh sách khách mời giúp bạn xác định được số lượng khách mời là bao nhiêu, đối tượng như thế nào để lựa chọn địa điểm và lên chủ đề cho phù hợp.

– Dự Trù Kinh Phí Tổ Chức

Bạn nên dự trù kinh phí các khoản cần phải chi cho sự kiện một cách rõ ràng. Nếu chỉ được tổ chức sự kiện với một khoản tiền nhất định thì bạn nên chia khoản tiền đó ra thành các khoản nhỏ tương ứng với những công việc cụ thể.

– Trình Bày Dự Án Với Khách Hàng

Sau khi đã có bản kế hoạch cụ thể cho sự kiện sắp diễn ra, bạn cần phải đưa bản kế hoạch đó cho khách hàng để xem khách hàng có đồng ý thực hiện hay có muốn sửa đổi gì không. Nếu khách hàng đã đồng ý với kế hoạch của bạn thì quá đơn giản rồi, hãy bắt tay chuẩn bị cho sự kiện ngay thôi.

4. Quy Trình Trong Khi Tổ Chức Sự Kiện

– Tiến Hành Chuẩn Bị Sự Kiện

Đây là khâu mà bạn sẽ biến ý tưởng trên giấy tờ thành hiện thực. Các bộ phận sẽ thực hiện theo nhiệm vụ được phân công. Những công việc bạn cần thực hiện trong bước này bạn cần làm đó là:Trang trí địa điểm tổ chức sự kiện; Thiết lập hệ thống âm thanh, ánh sáng; Gửi thiệp mời đến khách mời

– Tổng Duyệt Chương Trình

– Quá Trình Tổ Chức Sự Kiện

– Đón Tiếp Khách Mời

– Kết Thúc Chương Trình

Trên đây là quy trình tổ chức sự kiện ngoài trời chi tiết nhất. Liên hệ với VietWin khi bạn muốn có một sự kiện thành công và ấn tượng với khách hàng.

————————————

VIETWIN GROUP – MAKE A WINNER

Số GP: 79-0348/2023/SDL-GP LHNĐ

☎️Hotline: 0705.1365.79/ 0352.1365.79

🪧VP: Khu City Land – 672A49 Phan Văn Trị, P10, Gò Vấp, HCM

✉️Mail: info@vietwin.vn

Chuyên cung cấp các dịch vụ Teambuilding, tổ chức sự kiện, hội nghị, gala, nhân sự, thiết bị, dụng cụ tổ chức sự kiện.