Tổng hợp những kỹ năng tổ chức sự kiện của một chuyên viên

Chúng ta không ít lần bắt gặp những sự kiện quy mô lớn nhỏ khác nhau. Những buổi hội nghị, những cuộc họp mang tính quốc gia, những cuộc thi, giải đấu, chương trình truyền hình, họp báo, đám tiệc,… đều được xem là những sự kiện. Thế nhưng, ta lại ít khi để ý đến những người đảm nhiệm công việc tổ chức sự kiện đứng sau cánh gà. Họ là những chuyên viên tổ chức sự kiện – người góp sức to lớn vào sự thành công của những buổi sự kiện ấy.

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là ngành nghề liên quan đến việc giám sát tất cả các khâu trước, trong và sau của một sự kiện. Để dễ hình dung hơn, hãy lấy ví dụ về ban sự kiện chịu trách nhiệm một buổi tiệc tân niên của công ty.

Nhân viên tổ chức sự kiện là gì?

Trong mỗi bữa tiệc, event không thể thiếu vai trò của nhân viên tổ chức sự kiện. Vậy nhân viên tổ chức sự kiện là gì? Họ là những nghệ sĩ dùng sự sáng tạo, cần thận của mình để tạo nên sự kiện hoàn hảo. Nhân viên tổ chức sự kiện sắp xếp, tổ chức chương trình theo kế hoạch để tạo ra sự kiện hoàn hảo nhất.

Đối với nhân viên tổ chức sự kiện sự sáng tạo, nhạy bén là yếu tố ưu tiên hàng đầu. Bên cạnh đó, kiến thức chuyên môn, khả năng tổ chức, làm việc đội nhóm, sự linh hoạt,.. để duy trì tính đồng bộ cho sự kiện. Bên cạnh đó, khả năng chịu được áp lực, tâm lý và thái độ chuẩn mực trong công việc cũng rất cần thiết đối với nhân viên tổ chức sự kiện.

Mô tả công việc nhân viên tổ chức sự kiện

Nhân viên tổ chức sự kiện sẽ làm việc theo hướng dẫn của cấp trên, xử lý nhiều công việc khác nhau từ khi tiếp nhận ý tưởng cho tới khi tiến hành để tổ chức sự kiện suôn sẻ. Cụ thể, công việc của nhân viên tổ chức sự kiện bao gồm:

• Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng hoặc cấp trên và lên ý tưởng tổ chức event.
• Đánh giá, phân tích quy mô của sự kiện để đưa ra các quy trình chuẩn bị cho sự kiện.
• Lập kế hoạch chi tiết, dự kiến đơn vị tổ chức, ước tính chi phí tổ chức sự kiện và xin duyệt ngân sách.
• Tiến hành kế hoạch, liên hệ với nhà cung cấp, đơn vị đối tác, sắp xếp, trang trí không gian tổ chức sự kiện. Sắp xếp vị trí chỗ ngồi cho đại biểu, khách mời; chuẩn bị thiết bị chiếu sáng, âm thanh phục vụ cho sự kiện.
• Đảm nhận vai trò đón tiếp khách mời tới sự trong một số trường hợp.
• Chỉ đạo, hỗ trợ phục vụ đồ uống, đồ ăn và quà tặng cho khách hàng trong sự kiện.
• Kiểm tra, theo dõi và giám sát các hoạt động từ khi sự kiện bắt đầu cho đến khi kết thúc.
• Lập báo cáo kết quả công việc cho cấp trên.

Nhân viên tổ chức sự kiện cần những kỹ năng gì?

Để trở thành nhân viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, ngoài kiến thức chuyên môn được học ở trường, ứng viên cần phải trang bị và thường xuyên
rèn luyện những kỹ năng quan trọng sau để làm việc và phát triển nghề lâu dài:

Kỹ năng làm việc nhóm

Để tổ chức một sự kiện cho hàng trăm, hàng nghìn người chắc chắn nhân viên tổ chức sự kiện không thể “đơn thương độc mã” mà cần đồng
nghiệp, đội nhóm thực hiện cùng. Chính vì thế, để trở thành nhân viên tổ chức sự kiện, bạn cần biết cách làm việc theo nhóm, hợp tác và cùng
phát triển với đồng đội để công việc diễn ra suôn sẻ. Để hoàn thiện kỹ năng này, bạn nên tiếp xúc nhiều với môi trường và công việc tổ chức sự
kiện ngay từ khi nhen nhóm ý định theo đuổi đam mê.

Kỹ năng giao tiếp

Trong quá trình làm việc, nhân viên sự kiện sẽ tiếp xúc và gặp gỡ với nhiều đối tác, khách hàng nên chắc chắn cần có kỹ năng giao tiếp khéo léo,
chuyên nghiệp. Ngoài ra, kỹ năng này còn giúp điều phối nhân sự, phân chia công việc để sự kiện diễn ra hiệu quả, thành công nhất. Chính vì thế,
trao đổi với đồng nghiệp, nhân viên tổ chức sự kiện cần tinh tế, khéo léo, cương nhu đúng lúc để thúc đẩy khả năng của nhân sự trong team.

Kỹ năng xây dựng kịch bản

Nhiều người lầm tưởng công việc tổ chức sự kiện là việc làm tay chân, không tốn chất xám. Thế nhưng thực tế, để tạo nên một sự kiện chỉn chu, ấn
tượng và thu hút, nhân viên sự kiện cần phải lên kịch bản, đường dây sự kiện thật chắc. Bởi nếu không có kịch bản chắc chắn sự kiện sẽ diễn ra
lung tung, không theo kế hoạch và trình tự mong muốn.

Bạn có thể trau dồi kỹ năng viết kịch bản bằng cách tập viết mỗi ngày, đọc nhiều sách hơn để rèn luyện trí óc và thêm ý tưởng cho kịch bản. Bên
cạnh đó, bạn có thể gặp gỡ và trò chuyện với những người có kỹ năng giao tiếp tốt để cải thiện khả năng diễn đạt.

Khả năng sáng tạo

Đây là yếu tố cốt lõi mà nhân viên tổ chức chuyên nghiệp cần sở hữu. Đừng nghĩ rằng công việc tổ chức sự kiện chỉ đơn thuần là làm theo yêu cầu
của khách hàng. Thực chất, người làm sự kiện hoàn toàn có cơ hội để sáng tạo, tổ chức theo tư duy của bản thân bởi mỗi sự kiện sẽ có quy mô,
tính chất, mục tiêu,… khác nhau.

Tất cả các hoạt động mọi người nhìn, nghe và cảm nhận trong sự kiện đều bắt nguồn từ những ý tưởng của nhân viên tổ chức sự kiện. Họ phải chịu
trách nhiệm lựa chọn địa điểm, lên kế hoạch thiết kế, trang trí sân khấu, lên kich bản chương trình, sắp xếp các tiết mục văn nghệ, lên ý tưởng
truyền thông cho sự kiện,…. Chính sự sáng tạo sẽ giúp sự kiện trở nên khác biệt và tạo ấn tượng mạnh mẽ với những người tham gia.

Kỹ năng dự đoán và quản lý rủi ro

Trong quá trình tổ chức sự kiện khó tránh những sai sót, rủi ro ngoài ý muốn. Đặc biệt với những sự kiện quan trọng, việc xác định và dự đoán
những rủi ro có thể xảy ra rất quan trọng. Việc quản trị rủi ro sẽ giúp bạn đưa ra các phương án xử lý phù hợp, đến khi xảy ra sự cố phát sinh sẽ
không bị động và đảm bảo sự kiện vẫn diễn ra suôn sẻ.

Kỹ năng xử lý tình huống

Dù chuẩn bị kỹ lưỡng tới đâu thì đôi khi vẫn phát sinh sự cố ngoài ý muốn. Vì thế, phát hiện, xử lý tình huống và đưa ra giải pháp giải quyết vấn đề
là kỹ năng mà bất kỳ nhân viên tổ chức sự kiện nào cũng phải có. Càng bình tĩnh xử lý tình huống và đưa ra hướng giải quyết phù hợp bao nhiêu thì
khả năng sự kiện thành công càng tốt bấy nhiêu.

Kỹ năng đàm phán, lập ngân sách

Trong một vài trường hợp, nhân viên sự kiện còn phải trực tiếp tham gia thương lượng các điều khoản trong hợp đồng như quyền lợi tài trợ, địa
điểm tổ chức sự kiện, chi phí,…. Sau khi thống nhất về ngân sách giữa các bên, nhân viên tổ chức sự kiện tiến hành lập bảng kinh phí dự trù cho
các khâu trong sự kiện, đảm bảo không phát sinh quá nhiều khoản ngoài kế hoạch.

————————————

VIETWIN GROUP – MAKE A WINNER

Số GP: 79-0348/2023/SDL-GP LHNĐ

☎️Hotline: 0705.1365.79/ 0352.1365.79

🪧VP: Khu City Land – 672A49 Phan Văn Trị, P10, Gò Vấp, HCM

✉️Mail: info@vietwin.vn

Chuyên cung cấp các dịch vụ Teambuilding, tổ chức sự kiện, hội nghị, gala, nhân sự, thiết bị, dụng cụ tổ chức sự kiện.